L’e-mail, c’est comme un gâteau – délicieux, mais parfois difficile à digérer. C’est frustrant de voir vos messages finir dans la boîte de spam, mais en comprenant les raisons pour lesquelles cela se produit, vous pouvez éviter les indigestions 😉.
Pourquoi les filtres anti-spams bloquent-ils les e-mails ?
Les filtres anti-spams utilisent des algorithmes complexes pour détecter les e-mails qui pourraient être des spams. Ces algorithmes présentent de nombreux éléments de l’e-mail, tels que le contenu, les images, les liens et les en-têtes, pour déterminer si l’e-mail est légitime ou non. Si l’e-mail est jugé comme spam, il peut être bloqué ou envoyé dans le dossier spam.
Les filtres anti-spams sont généralement conçus pour protéger les utilisateurs des e-mails indésirables ou malveillants. Cependant, il est possible que vos e-mails légitimes soient également bloqués par ces filtres, en particulier si vous utilisez des pratiques d’envoi d’e-mail non conformes aux normes.
Comment éviter que vos e-mails finissent dans la boîte de spam ?
Il existe plusieurs pratiques que vous pouvez adopter pour éviter que vos e-mails ne soient considérés comme des spams :
1. Utiliser des listes de diffusion professionnelles
L’utilisation des listes de diffusion professionnelles est une pratique courante pour les entreprises qui envoient régulièrement des e-mails à leurs clients et prospects. Cependant, il est important d’utiliser des listes de diffusion professionnelles que vous avez importées de manière organique, plutôt que d’acheter des listes auprès de tiers. En effet, les listes achetées sont souvent pleines de fausses adresses e-mail et d’utilisateurs non engagés, ce qui augmente les risques que vos e-mails soient considérés comme des spams.
2. Utilisez l’opt-in confirmé
L’opt-in confirmé est une méthode de collecte d’adresses e-mail qui nécessite que les destinataires confirment leur consentement à recevoir vos e-mails. Cette méthode peut aider à réduire les risques que vos e-mails soient considérés comme des spams, car elle prouve que les destinataires ont consenti à recevoir vos messages.
3. Personnalisez vos e-mails
Les e-mails personnalisés ont plus de chance de passer les filtres anti-spam. Utilisez le nom de votre destinataire dans le corps de l’e-mail et personnalisez l’objet de l’e-mail pour qu’il corresponde à leurs centres d’intérêt. Vous pouvez également personnaliser le contenu de l’e-mail en fonction des préférences de chaque destinataire.
4. Évitez les mots et expressions sensibles
Certaines expressions dans vos e-mails peuvent être désignées comme des spams par les filtres anti-spams. Prévenez les mots tels que "gratuit", "offre spéciale", "réduction", "promotion", etc. et ne les utilisez pas trop souvent. Vous pouvez également éviter les majuscules, les points d’exclamation et les symboles qui pourraient être considérés comme agressifs.
5. Soyez cohérent dans votre fréquence d’envoi
Si vous envoyez également des e-mails trop souvent ou pas assez souvent, cela peut être un signal pour les filtres anti-spams que vos e-mails ne sont pas pertinents ou souhaitables. essayez de trouver un rythme régulier d’envoi d’e-mails qui convient à vos abonnés et respectez-le.
6. Utiliser un service de messagerie professionnelle
Les fournisseurs de services de messagerie professionnelle peuvent vous aider à éviter que vos e-mails ne soient considérés comme des spams. Ces services ont généralement des mécanismes de filtrage en place pour détecter et prévenir les e-mails indésirables, et peuvent également vous aider à respecter les normes de l’industrie pour l’envoi d’e-mails.
7. Incluez un lien de désinscription
Inclure un lien de désinscription clair et facile à trouver dans chaque e-mail que vous envoyez peut aider à réduire les chances que vos e-mails soient traités comme des spams. Les destinataires qui ne souhaitent plus recevoir vos e-mails peuvent ainsi se désabonner facilement, plutôt que de signaler vos e-mails comme spams.
8. Vérifier la réputation de votre adresse IP
Votre adresse IP est associée à vos envois d’e-mails. Si votre adresse IP est utilisée pour envoyer des spams ou si elle est associée à des comportements suspects, cela peut nuire à votre réputation d’expéditeur et augmenter les risques que vos e-mails soient considérés comme des spams. Vous pouvez utiliser des outils en ligne pour vérifier la réputation de votre adresse IP et prendre des mesures pour améliorer votre réputation si nécessaire.
Voici quelques-uns des outils les plus couramment utilisés :
Sender Score est un service gratuit de Return Path, qui fournit une évaluation de la réputation de l’expéditeur pour votre adresse IP. Il utilise des données de messagerie en temps réel pour évaluer votre réputation d’envoi et fournit un score de 0 à 100 pour évaluer votre risque de spam. Pour Sender Score, vous devez vous inscrire sur le site web de Return Path et suivre les instructions pour ajouter votre adresse IP à votre compte. Vous pouvez ensuite vérifier votre score d’expéditeur à tout moment en vous connectant à votre compte.
Reputation Authority est un autre service en ligne qui fournit une évaluation de la réputation de votre adresse IP. Il fournit des données sur la réputation de l’adresse IP, y compris le taux de spam, les plaintes, les erreurs de serveur et plus encore. Pour utiliser Reputation Authority, il vous suffit de saisir votre adresse IP dans la zone de recherche et de cliquer sur le bouton "Check Reputation". Vous verrez ensuite une évaluation de votre réputation d’envoi et des conseils pour améliorer votre réputation si nécessaire.
MXToolbox est un outil en ligne gratuit qui fournit une vérification de la liste noire et d’autres outils de vérification pour les adresses IP et les domaines de messagerie. Il fournit également une évaluation de la réputation de l’adresse IP, qui est basée sur plusieurs facteurs, tels que le volume d’envoi, les plaintes de spam et l’authentification des messages. Pour utiliser MXToolbox, vous devez saisir votre adresse IP dans la zone de recherche et cliquer sur le bouton "Reputation Check". Vous verrez ensuite une évaluation de votre réputation d’envoi.
Pour les mails professionnels, des actions supplémentaires !
Lorsque vous utilisez une adresse professionnelle du type "contact@" qui est renvoyée à un nom de domaine, il est recommandé de prendre certaines mesures pour améliorer la délivrabilité de vos e-mails et éviter qu’ils ne soient considérés comme des spams. L’une de ces mesures est de mettre en place une politique SPF (sender policy framework) pour votre domaine.
L’enregistrement SPF indique aux fournisseurs de messagerie quels sont les serveurs autorisés à envoyer des e-mails en votre nom, ce qui permet de réduire le risque de spam et de phishing en bloquant les tentatives d’usurpation d’identité.
Pour mettre en place une politique SPF pour votre domaine, vous devez ajouter un enregistrement TXT spécial dans votre zone DNS qui précise les adresses IP ou les domaines qui sont autorisés à envoyer des e-mails au nom de votre domaine. Vous pouvez également utiliser des outils en ligne pour créer automatiquement une entrée SPF en fonction de votre configuration d’envoi d’e-mails.
Voici les étapes pour ajouter un enregistrement SPF à votre nom de domaine :
Connectez-vous à votre compte de gestion de domaine ou de messagerie.
Trouvez la section "DNS" ou "Zone DNS" pour votre nom de domaine.
Créez un nouvel enregistrement SPF en utilisant les informations suivantes :
Type : TXT Nom : @ (ou le nom de domaine complet, si nécessaire) Valeur : v=spf1 include:_spf.votredomaine.com ~all
Enregistrez les modifications et attendez que la mise à jour se propage sur internet, généralement sous 48 heures.
En plus de la politique SPF, il existe d’autres mesures que vous pouvez prendre pour améliorer la délivrabilité de vos e-mails, comme la mise en place d’une politique DKIM (domainkeys identified mail) et d’une politique DMARC (domain-based authentification des messages, rapports et conformité). Ces politiques peuvent également aider à vérifier que les e-mails envoyés au nom de votre domaine sont légitimes et légaux, ce qui peut améliorer votre réputation d’expéditeur authentique et réduire le risque de blocage ou de marquage comme spam.
Devenez chaque jour un meilleur expéditeur !
En résumé, éviter que vos e-mails ne finissent en enfer (alias la boîte de spam) nécessite de suivre quelques commandements sacrés. Vous devrez construire une liste de contacts de qualité, personnaliser vos e-mails, utiliser des lignes d’objet attrayantes et vous conformer aux lois de la protection des données.
Il est également crucial de surveiller la réputation de votre adresse IP, de mettre en place des mesures de sécurité, telles que l’enregistrement SPF, DKIM et DMARC pour protéger votre adresse e-mail et de suivre les bonnes pratiques pour la conception de vos e-mails.
Enfin, n’oubliez pas que, comme dans toute bataille entre le bien et le mal, la délivrabilité de vos e-mails est un travail continu qui nécessite une attention constante. En suivant ces commandements sacrés de Boost 360° et en restant vigilant quant à la qualité de vos envois d’e-mail, vous pourrez éviter que vos messages ne soient condamnés à la boîte de spam !